Кассовая дисциплина в 2015 и 2016 годах: кассовые документы, какие лимиты остатка устанавливают, штрафы

Кассовая дисциплина в 2015 и 2016 годах: кассовые документы, какие лимиты остатка устанавливают, штрафы

Вопрос кассовой дисциплины является одним из наиболее сложных для всех субъектов предпринимательства, начиная физическими лицами и заканчивая ООО. Он имеет множество нюансов, а нарушения могут повлечь за собой достаточно высокие штрафы. Как же организации должны следовать кассовой дисциплине в 2016 г.?

Что это такое, кассовая дисциплина?

Чтобы соблюдение кассовой дисциплины носило нужный характер в первую очередь нужно хорошо понимать, чем же она является. В первую очередь нужно разобраться в терминологии.

Основными терминами, с которыми организации или ИП, работающими с наличными, приходится сталкиваться, являются:

Что это такое, кассовая дисциплина

Кассовый аппарат

или ККМ, операционная касса и собственно – кассовая дисциплина.

Что собой представляет ККМ наверное знают все. Это устройство, которое оформляет получение наличных средств от клиентов. Если ООО имеет несколько аппаратов, то отдельная отчётность ведётся по каждому из них.

А вот объединением всех операций по поступлению или выдаче денег, их хранению, является касса. Именно в неё приходит наличная выручка, полученная через аппарат ККМ или каким-то иным способом. Все расходы наличкой производятся, в свою очередь, тоже только из неё. В роли кассы может выступать сейф, ящик или специальное помещение.

Кассовая дисциплина – это то, под чем понимается совокупность всех документов, которые оформляются для сопровождения операций с наличностью.

И набор норм, которые нужно соблюдать при таком оформлении выдаче денег, за нарушение которых следует ответственность.

Основными правилами, из которых состоит соблюдение кассовой дисциплины, так-76Бим образом, являются:

  1. Оформление бумаг, отражающих, то как происходит движение сумм в кассе;
  2. Следование установленным лимитам;
  3. Правил выдачи наличности работникам организации или ИП;
  4. Соблюдение ограничение на размеры операций с наличностью между субъектами предпринимательской деятельности.

Каждое из правил требует подробного рассмотрения.

Кому полагается соблюдать эту дисциплину?

Кому полагается соблюдать эту дисциплину

Необходимость соблюдения дисциплины

Необходимость соблюдения дисциплины по кассовым операциям существует как юридических, так и физических лиц, занимающихся предпринимательством, если они осуществляют операции с наличностью. При этом, не играют роли ни режим оплаты налогов, ни наличие или отсутствие контрольно-кассового аппарата. Тем более, что выдавать наличку можно и просто выписывая бланки строгой отчётности.

Для физических лиц-предпринимателей в 2014 году был введен упрощённый порядок ведения кассового учёта, перешедший на 2015 и 2016 годы. Ведение и заполнение кассовых бумаг, таких как РКО, кассовая книга, ПКО, перестало быть их обязанностью. За ними сохранили лишь необходимость заполнять платёжные и расчётно-платёжные ведомости, которыми подтверждается выплата зарплаты сотрудникам.

Некоторые организации также получили послабления в области кассовой дисциплины. ООО с не более чем сотней работников и не более 800 млн. рублей выручки в году, наряду с ИП, получили право не устанавливать лимиты остатка на кассу.

Новые правила были введены в действие указаниями Банка России от 07.10.2013 и 11.03.2014 гг. под номерами 3073-У и 3210-У, соответственно.

Какие нужно вести кассовые документы?

Какие нужно вести кассовые документы

Кассовые операции

Обязанность вести кассовые операции возлагается на кассира, при наличии большого числа которых назначается старший кассир. Заменять кассира может или ИП, или руководитель организации.

Что касается формирования документов и ответственности за их составление, то всё зависит от условий договора, заключенного между ИП, ООО и бухгалтером.

В его роли может выступать главный бухгалтер, руководитель или тот же кассир. Важно, чтобы на него официально возлагались обязанности такого рода.

В 2015 и 2016 году перечень необходимых для заполнения документов выглядит так:

  • ПКО или Приходной ордер. С его помощью ведётся учёт каждого прихода денежных сумм в кассу. Периодичность заполнения зависит от того, использует ли ООО или ИП ККМ или бланки строгой отчётности. Если да, то делается это только по итогам рабочего дня или рабочей смены.
  • РКО или Расходный ордер. В отличие от приходного, в него заносятся данные о выдаче наличности. Такой ордер подписывается лицом, несущим ответственность за бухгалтерию организации.
  • Форма КО-4 или Кассовая книга. Данные обо всех ПК и РКО заносятся именно в неё. В случае если операций в течение рабочего дня или смены не было, она не заполняется. Каждый раз, заканчивая работу, кассир сверяет данные из неё с ордерами и указывает, сколько наличности осталось в кассе.
  • Форма КО-5 или Книга учёта. Ведётся для того, чтобы, если работает несколько кассиров, те могли передавать дела между собой, а также старшему кассиру. Все записи подтверждаются подписями как кассиров делавших записи, так и старшего.
  • Ведомости – расчётно-платёжная и платёжная – выписываются при выдаче денег на зарплату или другие выплаты сотрудникам.


На сегодняшний день ведение кассовой документации возможно отнюдь не только в бумажном виде, но и в электронном.
В первом случае заполнение возможно как от руки, так и машинным способом, а вот подписи лиц, несущих ответственность, должны быть собственноручными. Во втором случае оформление происходит с использованием техники, а подпись ставится электронная.

Лимиты остатка

Лимиты остатка

Лимит кассы

Лимитом, который также именую переходящим остатком, именуют максимальную сумму наличности, которая остаётся в кассе на момент окончания рабочего времени. Если лимит превышен, то всё что сверх его должно быть отдано на счёт в банковское учреждение. Правда законодательство предусматривает исключение для дней, когда платится зарплата, стипендия, для выходных и праздников, признанных нерабочими.

Как уже было отмечено, устанавливать лимит не должны ИП и эта обязанность есть не у всех ООО. Но если у организации есть такая обязанность, то подойти к ней нужно тщательно, ведь, как и в других случаях, это нарушение кассовой дисциплины ведёт к не очень приятному последствию. Без установления лимита он автоматически считается за 0 и, таким образом, любая сумма в конце дня в кассе будет считается его превышением. За сверх лимит же полагается штраф.

Как рассчитать лимит остатка

3uZNrHF 3uZNw6y

Как устанавливать лимит приказом

Когда был правильно исчислен лимит кассового остатка, его нужно официально установить. Делается это внутренним приказом по организации. В нём указывается сама сумма и, по желанию, срок действия лимита: например, 2015 или 2016 год.

Обязанности устанавливать точный срок его действия нет, поэтому делать это необязательно.

Без указанной в приказе конечной даты лимит автоматически будет применяться не только в 2015 году или с любой другой даты его издания, но и вплоть до появления нового документа.

Лимит при упрощённом порядке

В 2015-2016 гг., как и в 2014 году, существуют категории субъектов предпринимательской деятельности, на которых больше не распространяется контроль остатка в кассе. Так, с 01.06.2014 г. от лимита освобождены индивидуальные предприниматели. Также он перестал быть нужен для ООО, имеющих выручку менее 800 миллионов рублей в год и менее 100 наёмных рабочих.

Лимит как устанавливается, так и отменяется внутренним приказом по организации. Опираться такой документ должен на соответствующее Указание Банка России и в нём должна содержаться формулировка, указанная в данном документе.

Выдача денег подотчётным лицам

Выдача денег подотчётным лицам

Выдача в подотчёт

Иногда возникает необходимость выдать деньги сотрудникам на различные расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей. Например, в качестве командировочных, или на хозяйственные нужды. Работники в таком случае именуются подотчётными лицами, а деньги – также подотчётными.

Название происходит оттого, что сотрудник, которому была выдана сумма из кассы таким образом, должен в определенный срок предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчёт о тратах. К отчёту прилагаются подтверждающие документы. Такими документами являются, например, чеки. Срок, который даётся сотруднику ООО или ИП составляет до 3 дней с момента окончания времени (но этот срок может быть изменен в соответствии с внутренними нормативными документами), на которое выдавались деньги или выхода его на работу.

Выдача денег под ответственность сотрудника происходит на основании его заявления. Оно пишется в произвольной форме на имя руководителя компании или индивидуального предпринимателя и в нём указывается необходимая сумма, срок, а также цель её получения.

Потраченные работником личные деньги обязательно должны быть компенсированы, если эти расходы подтверждены чеками и авансовый отчет утвержден. Делается это также на основании заявления.

Отчёт о потраченных деньгах от работника важен также для взаимоотношений с фискальными органами. Дело в том, что без них эти средства не будут зачислены в качестве расходов для снижения налоговой базы.

А отсутствие подтверждающих траты бумаг приведёт к необходимости удерживать страховые взносы с НДФЛ, либо останется задолженность работника перед организацией.

Можно ли использовать деньги из кассы для личных нужд?

Существует определённая разница в том, какой подход к выдаче денег на личные нужды используют организации и ИП. В первом случае важную роль играет то, что все деньги, которые были заработаны ООО считаются её собственностью. Вне зависимости от того, сколько учредителей у компании, никто из них не имеет права распоряжаться её средствами по своему усмотрению и брать деньги для личных трат.

Совершенно другой подход у физических лиц-предпринимателей. Все деньги являются их и они могут распоряжаться средствами как пожелают, снимать со счетов любые суммы. Единственное, что им не стоит допускать, так это задолженностей по налогам и другим выплатам государству.

Если ИП не успел воспользоваться правами, предоставленными новой упрощённой системой в 2015 году, и отменить кассовые документы, то ему придётся оформить РКО на получение денег для личных нужд.

Проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины

Контроль кассовой дисциплины

Если раньше проверка кассовой дисциплины осуществлялась банковскими учреждениями, то в 2012 году произошли некоторые изменения в этой области. Такая обязанность у банков была отобрана и передана фискальным органам. Таким образом, в 2015 и 2016 году контролировать на нарушение кассовой дисциплины будут сотрудники ФНС.

Основной формой контроля со стороны фискалов является выездная проверка. В их права в таком случае входит установление:

  • Того, как происходит ведение учёта наличных в кассе;
  • Наличия и содержания распечаток из памяти контрольно-кассовых аппаратов, того как использовалась их фискальная память;
  • Контроль наличия и содержания кассовых документов, таких как ордера, кассовые и учётные книги, ведомости, отчёты ККМ и бланки строгой отчётности;
  • Того, выдаются ли клиентам компании полагающиеся кассовые чеки или бланки строгой отчётности. Контроль этого факта сотрудниками фискальных органов может производиться помимо визуального наблюдения также и средствами видео и аудиозаписи.

Ответственность за выявленные нарушения наступает в соответствии с законом.

Штрафы за нарушение дисциплины

Штрафы за нарушение дисциплины

Соблюдения кассовой дисциплины

Штраф является основной формой ответственности за такое административное нарушение, как несоблюдение правил кассовой дисциплины. Регулируются штрафы и их размеры статьёй 15, пунктом 1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Назначаются после того, как проведён контроль.

Законодательство проводит основное различие между физическими лицами-предпринимателями, руководством компаний и юридическими лицами.

Для первых штрафы несколько ниже, чем для последних.Таким образом, штрафы в 2015 году составляют такие суммы:

  1. Налагается на индивидуальных предпринимателей и руководство ООО – штраф от 4 тысяч до 5 тысяч рублей;
  2. Налагается на юридические лица – штраф от 40 тысяч до 50 тысяч рублей.

Штрафы могут налагаться за различные нарушения в работе с наличностью.

Кассовая дисциплина, правила её соблюдения, контроль за ней и то, каким образом нужно вести отчётность, вызывает немало вопросов у субъектов предпринимательской деятельности. Главные особенности и основные подводные камни представлены выше. Благодаря упрощённой системе жизнь индивидуальных предпринимателей стала намного проще. А вот организации всё так же вынуждены следить за тем, чтобы не допустить ошибок. Но как легко можно увидеть – избежать каких-либо проблем с кассовой отчётностью довольно просто.