Кассовая книга (форма КО-4): варианты ведения в электронном и бумажном виде

Кассовая книга (форма КО-4): варианты ведения в электронном и бумажном виде

В организациях, где денежные зачисления и расход наличных производиться с применением кассовой машины (км) используется кассовая книга. Она заводится в одном экземпляре. Её ведут вручную или посредством компьютера. Для этого служит унифицированная форма бланка КО-4. Рассмотрим варианты ведения настоящего документа в электронном и бумажном виде.

Как правильно вести журнал в 2016 году

Как правильно вести журнал в 2016 году

Ведения журнала

Ведение кассовой книги с помощью компьютера — при таком варианте в обязанности кассира входит: подготовка двух распечаток вначале трудовой смены. Первая — «вкладной лист» и вторая — «отчёт кассира». Каждую распечатку пронумеровывают и ставят реквизиты. Правильность данных на распечатках кассир заверяет своей подписью. Вкладной хранится у оператора км на всём периоде использования, а отчёт отдаётся в бухгалтерию с документами о приходных операциях и расходных (ордера).

Ручной способ — кассовая книга используется на протяжении года. Все страницы нумеруют ещё до внесения первой записи. Пронумерованные бланки визируются лицами, занимающими руководящие должности – директором и главным бухгалтером.

Ведение кассовой книги ручным методом выглядит иначе, так как здесь каждый бланк служит, и вкладным, и отчётным документом, в отличие от электронного способа. Такая страница имеет отрывную часть. Первая является вкладным листом, а вторая отчётом. При внесении записи, бланк сгибают и вносят данные, применяя копировальную бумагу. В результате получается две одинаковые записи. Одна служит для отчёта в бухгалтерию, а другая остаётся у кассира.

Страницу делят на два отдельных документа путем разрыва. Эти документы отмечают одинаковыми номерами. Выше описан способ заполнения с горизонтальной разлиновкой. Существует и вертикальная, в которой копировальная бумага укладывается между, одинаково пронумерованными, страницами. Первая страница – это «вкладной лист», а вторая “отчёт кассира”

Примечание – информация о количестве страниц, заверенная подписями руководящих лиц локализуется на конечном бланке книги.

Независимо от того в каком виде она создана электронном или ручном.

Бланк (форма КО-4)

Бланк (форма КО-4)

Примерный образец

Форма утверждена Госкомстатом РФ в 1998 году документом № 88. Она имеет электронный вид, а также может быть на бумажных носителях. Служит для ведения журнала по приходным и расходным операциям. За последнее время были внесены изменения в правилах ведения этого журнала, но КО-4 осталась без изменений. Она бывает двух видов: с горизонтальной и вертикальной разлиновкой.

Как заполнить кассовый журнал

Вариант ведения книги (бумажный или электронный) определяет способ её заполнения. Документы, у которых форма бланк КО-4 распечатанные с электронных носителей имеют два вида: «Вкладной лист» и «отчёт кассира». Эти распечатки заполняются по отдельности и используются по назначению.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению

Кассовая книга образец

Заполнение кассовой книги не такой уж и сложный процесс. Для новичков в бухгалтерском деле, ниже приведём образец актуальный на 2016 год. В первую очередь заполняют «вкладной лист». При этом следует опираться на информацию из расчётных ордеров км, которые в итоге прикрепляют к отчёту и отправляют в бухгалтерию. В ордерах км отражены данные по движению наличности за весь рабочий день. Особое внимание нужно уделить графе “остаток на конец дня” – этот пункт является обязательным. Если за рабочую смену, не было не каких денежных операций, то заполнять ничего не нужно.

Образец заполнения на 2015 год

Образец заполнения на 2015 год

Необходимость заполнять кассовую книгу

Для примера рассмотрим, как заполняется журнал за 2015 год. По сравнению с предыдущими годами с 1 июня 2014 года вступили в силу изменения:

  • Теперь можно распечатывать журнал в едином экземпляре, а не в двух;
  • Разрешается вносить исправления;
  • Если используется бумажный носитель, то не нужно хранить данные в электронном виде;
  • Нет необходимости вносить записи за те дни, когда не было операций.

Кассовая книга заполняется с обложки. В поле “организация” вписывают наименование предприятия или ФИО предпринимателя. При необходимости заполняют строку “структурное подразделение”. Эта информация должна соответствовать учредительным документам. Далее, проставляют год или месяц, на который заводится журнал. На последнем бланке указывают количество листов, проставляют подписи директора и главбуха.

На первом бланке проставляют день, месяц и год. В строку остатка вносят соответствующую информацию. Стоит отметить, что сумму остатка в кассе переносят в последующие листы в соответствии с действительным остатком на конец предыдущего рабочего дня. Если заводится новый журнал, то остаток берут из предыдущего. Сначала вносят приходные операции затем расходные. В строке “ итог за день” записывают суммы прихода и расхода.

Все поля нужно заполнять по правилам, установленным законодательством.

Для этого можно скачать инструкцию с профилированных сайтов. Ниже приведён пример заполнения.

Образец заполнения второго (он же отчётный) подразумевает перенос данных с первого (вкладной).

Также в интернете можно скачать образец по внесению данных на последней странице, который актуален на 2015 год.
На изображении приведён пример, того какую информацию размещают на этой странице.